W jaki sposób układa się współpraca z biurem rachunkowym

Plusy pracy z biurem rachunkowym da się wyliczać długo zaczynając od terminowości i rzetelności usług, a zatrzymując się na miłej atmosferze w czasie spotkań. Warto jednak pochylić się na chwilę nad tym, jak rzeczywiście wygląda współpraca klienta z biurem rachunkowym, czy są jakieś wymagania wobec przedsiębiorcy i co przedsiębiorca zyskuje na takiej współpracy.

Misją biura rachunkowego jest dbanie o dobro klienta, żeby pobierał jak najszersze korzyści w zakresie księgowości. Znajomość aktualnych praw ułatwia księgowej ocenę, jakie odliczenia i ulgi są dostępne dla klienta i czy ich używa. Tak przedsiębiorcy posiadają możliwość zmniejszenia wydatków wciąż stosując się do poszczególnych praw i zasad. Biuro rachunkowe na bieżąco przyswaja zmiany w przepisach, z tego względu przedsiębiorca może poprosić o pomoc lub z obawami, jeżeli wprowadzane aktualizacje są dla niego niezrozumiałe. Nawet jeśli biuro rachunkowe nie posiada doradztwa, przedsiębiorca zawsze może zadać pytanie, kiedy coś jest trudne. Warto podkreślić, że biuro rachunkowe, podejmując się obsługi księgowej troszczy się o to, żeby potrzebne rozliczenia zawsze były tworzone na czas, a dzięki współczesnym systemom informatycznym, znaczna część powtarzalnych działań podlega automatyzacji, a rozliczenia są precyzyjne i weryfikowane. Dzięki temu właściciele firm nie muszą przejmować się księgowością a mogą poświęcić się pozostałym obszarom działalności firmy.

Istotnym elementem pracy z biurem rachunkowym jest łatwy kontakt opierający się na życzliwej relacji. Przedsiębiorca ma sposobność kontaktu z biurem rachunkowym w pilnych sprawach, ale niezbędne jest również to, żeby klienci też byli osiągalni dla księgowej. Może się zdarzyć, że będzie trzeba coś wyjaśnić lub przedyskutować, dlatego ważne jest, żeby właściciele firm nie unikali kontaktu z księgową. Niezależnie od sytuacji, celem księgowej jest wsparcie klienta. Jeżeli któraś ze stron w danej chwili jest nieosiągalna, z pewnością uda się porozumieć w innym czasie. Świetny kontakt wpływa na łatwy obieg wiedzy, co sprawia, że współpraca jest jeszcze bardziej miła.

Dobra atmosfera w korelacji pomiędzy biurem rachunkowym, a klientem, wyróżniająca się otwartością i zrozumieniem wpływa także na tworzenie zaufania. W ten sposób właściciele firm bez strachu przekazują księgowym swoje sprawy oraz dokumenty, w zamian zyskując rzetelną i terminową obsługę.

http://www.ksiegowosc-torun.com.pl/

Główne wytyczne pracy z biurem rachunkowym

Współpraca bez względu na wszystko buduje się przez konkretne omówione z góry wytyczne, dzięki którym obie strony wiedzą, czego mogą się spodziewać i jakie potrzeby realizuje współpraca. Bez względu na to, czy do księgowej trafia przedsiębiorca, jaki planuje założyć działalność gospodarczą czy przedsiębiorca, jaki prowadzi firmę przez lata, ale wybiera nowe biuro rachunkowe przejmujące jego sprawy księgowe, zawsze na starcie trzeba ustalić zasady, jakie będą panowały w czasie współpracy. Takie ustalone główne wytyczne zapewniają, że nie wystąpią żadne niejasności.

Omówienie warunków pracy między księgowym a klientem

Praca z każdą księgową opiera się o przygotowaną umowę, jednak nim dojdzie do podpisania jej, w pierwszym etapie księgowa wspólnie z klientem ustala warunki pracy. Pośród tych rozmów będą wytyczne określające dostępność biura i klienta do kontaktu, metody dostarczania, magazynowania i wyliczania dokumentów, właściwe terminy, jakie muszą zostać przestrzegane, żeby biuro rachunkowe miało odpowiednią ilość czasu, by przygotować potrzebne rozliczenia, zanim upłynie ostateczna data ich wysyłania np. do US czy ZUS. W czasie omawiania warunków współpracy z księgową wyliczane są również koszty usług księgowych. Takie kwoty z reguły zależą od liczby dokumentów, ilości zatrudnionych, rozliczania VAT-u i równie ważnych kryteriów, jakie przekładają się na nakład pracy księgowej. Kiedy wszelkie ustalenia będą już omówione i zaakceptowane przez klienta i biuro, przygotowana zostanie specjalna umowa.

Podpisanie umowy z biurem rachunkowym

Umowa z biurem rachunkowym opisuje wszelkie ustalenia, których księgowa dokonała z przedsiębiorcą. W tej umowie nie może znaleźć się nic, o czym nie byłoby mowy w trakcie omawiania warunków pracy. W momencie podpisania umowy współpraca zostaje rozpoczęta i od tego momentu księgowa zobowiązuje się do wykonywania usług jak najlepiej trzymając się omówionych wytycznych. Przekroczenie omówionych zasad może poskutkować rozwiązaniem umowy również ze strony księgowej, jeżeli przedsiębiorca nie pilnuje swoich zobowiązań.

Udostępnianie dokumentów

Podstawowym wśród najważniejszych obowiązków, jakie ciążą na kliencie, jest odpowiednie udostępnianie dokumentów . Zazwyczaj umowy mówią kiedy przedsiębiorca musi udostępniać konieczne dokumenty księgowe, żeby wszystkie rozliczenia były przygotowane na czas. Dla przykładu w biur rachunkowych niewłaściwe jest, żeby właściciele firm dostarczali dokumenty księgowe w końcowym terminie   rozliczeń i oczekiwali, że będą one gotowe przed upływem czasu. Zwykle biura rachunkowe życzą sobie, aby dokumenty księgowe docierały do biura najpóźniej około 12 dnia miesiąca, żeby był czas na wprowadzenie ich do systemu, a potem poprawne rozliczenie. W większości przypadków dokumenty księgowe można udostępniać drogą elektroniczną albo osobiście w biurze.

Księgowa jako przedstawiciel klienta

Wiele biur rachunkowych praktykuje przedstawicielstwo przedsiębiorców w instytucjach jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Wystarczy dać odpowiednie pełnomocnictwa, dzięki którym księgowa zyska możliwość reprezentowania przedsiębiorcy z ogromnym naciskiem na jego dobro.

Wsparcie z zakresu usług księgowych

Nawet kiedy księgowa nie prowadzi doradztwa, z pewnością zawsze udzieli odpowiedzi na niezbędne pytania lub wytłumaczy dodawane do ustaw aktualizacje. To wskazuje, jak ważne jest dla księgowych, by współpraca z klientem była jak najbardziej owocna i dobra dla obu stron. Opłaca się zatem korzystać z usług księgowych.